Ik wil de dossiervorming van mijn medewerkers goed geregeld hebben. Waar moet ik aan voldoen?
Wanneer u als werkgever van mening bent dat uw medewerker disfunctioneert, dient u dit te onderbouwen met bewijsstukken, anders zal de rechter de arbeidsovereenkomst niet snel ontbinden. Bewijsstukken ontstaan vanzelf indien u onderstaande aanbevelingen in uw bedrijfsvoering toepast. Het kost enige moeite maar het aanleggen van een gedocumenteerd dossier tegen de medewerker, betaalt zich later wel terug. Benieuwd hoe uw zorgt voor een goed gedocumenteerd dossier, download dan deze checklist.
De checklist voor het opbouwen van een dossier
– Maak voor iedere medewerker die in dienst treedt direct een personeelsdossier aan. Hierin kan de werkgever alle documenten over het functioneren van de medewerker kwijt.
– Zorg dat de medewerker een schriftelijke functieomschrijving met het daarbij behorende takenpakket ter hand wordt gesteld, zodat duidelijk is wat van de medewerker wordt verwacht
– Leg alle besprekingen vast op schrift en zorg voor een objectieve verslaglegging.
– verklaringen of klachten van collega’s of externen dienen schriftelijk te worden vast gelegd en besproken met de medewerker
– bouw dossier op over een periode die lang genoeg is om de medewerker een reële kans te bieden en daarmee voldoende in de gelegenheid te stellen zijn functioneren te verbeteren.
– voer minimaal één keer per jaar een functioneringsgesprek dat schriftelijk wordt vastgelegd en ondertekend
– in het geval van een (officiële) waarschuwing; zorg ervoor dat de waarschuwing op schrift staat en dat de medewerker hiervan een kopie ontvangt;
– Stel een schriftelijk verbeterplan op met de te behalen doelen voor de medewerker en een daaraan verbonden termijn.
– Geef de medewerker de nodige aanwijzingen en adviezen en evalueer dit regelmatig.
– Biedt de medewerker scholing aan
– Verricht herplaatsingsinspanningen en leg de verrichte inspanningen vast op schrift.
Een aantal belangrijke stukken die als onderbouwing kunnen dienen:
– functioneringsverslagen/beoordelingen
– gespreksverslagen
– tussentijdse evaluaties
– eindevaluaties
– e-mailberichten
– verbeterplan/coachingsplan/begeleidingsplan
– coachings- en trainingsverslagen
– cursussen/scholing
– disciplinaire maatregelen
– (officiële) waarschuwingen
– notities
– verklaringen
– klachten
– foto’s
