Privacy

Inhouse Law Firm B.V. (‘Inhouse’) is een advocatenkantoor in Utrecht. Kwaliteit, vertrouwen en openheid zijn voor ons belangrijk. Ook het beschermen van de persoonsgegevens die wij verwerken is voor ons van groot belang. Wij verwerken persoonsgegevens van onze (potentiële) cliënten met wie wij contact hebben gelegd of willen leggen, ontvangers van onze nieuwsbrieven en van alle andere personen die contact met ons opnemen.

Bij de verwerking van persoonsgegevens in Nederland is  Inhouse gebonden aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij uw privacy beschermen en hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. De inhoud van deze verklaring is niet van toepassing voor personen die werkzaam zijn bij Inhouse, sollicitanten, uitzendkrachten, inleenkrachten en student-stagiaires.

Inhouse verwerkt uw persoonsgegevens

Deze verklaring gaat over de verwerking van persoonsgegevens door Inhouse als verwerkingsverantwoordelijke. Inhouse is gevestigd in ( 3542 EA) Utrecht aan de Zonnebaan 1. Telefonisch kunt u ons tijdens kantooruren bereiken op +31 (0)30 820 10 45 en per e-mail via mailto:info@inhouselawfirm.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over u of gegevens die met u in verband kunnen worden gebracht. Alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan, bijvoorbeeld het verzamelen, opslaan, gebruiken, doorgeven of verwijderen van uw gegevens, noemt men het ‘verwerken’ van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt. Dit zijn contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van uw zaak door onze advocaten, bijvoorbeeld uw naam, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functietitel, bankrekeningnummer, geboortedatum en overige informatie die noodzakelijk is met het oog op onze dienstverlening. Het is mogelijk dat wij persoonsgegevens uit andere bronnen verkrijgen, zoals persoonsgegevens uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel, het Kadaster en persoonsgegevens die beschikbaar zijn op openbare (zakelijke) websites. Ook van wederpartijen kunnen wij persoonsgegevens van u ontvangen.

Doeleinden en grond voor verwerking

Om onze werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren, hebben wij uw persoonsgegevens nodig en moeten wij deze ook verwerken. Wij verwerken uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de door u gegeven opdracht. Zo worden uw persoonsgegevens gebruikt om contact met u te kunnen onderhouden over uw zaak. Daarnaast worden uw contactgegevens in ons klantsysteem gezet en kunnen deze – indien u ons daar toestemming voor heeft gegeven – worden gebruikt voor het verzenden van nieuwsbrieven en uitnodigingen voor bijvoorbeeld een seminar of event. Afhankelijk van de aard van uw zaak, kunnen ook andere persoonsgegevens dan uw contactgegevens noodzakelijk zijn. Daarnaast gebruiken wij uw persoonsgegevens voor het verzenden van onze facturen. In sommige gevallen zijn wij ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens vast te leggen. Zo moeten wij op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (de Wwft) soms verplicht een kopie van uw identiteitsbewijs of paspoort opslaan. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy.

Maatregelen bij verwerking van uw persoonsgegevens

Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en om misbruik te voorkomen. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat de systemen waarin wij uw persoonsgegevens opslaan zo goed mogelijk beveiligd zijn. Binnen Inhouse kunnen uw persoonsgegevens alleen worden gebruikt door medewerkers die hier gelet op hun functie toegang toe moeten hebben. Alle gegevens die wij van onze cliënten ontvangen, zijn daarnaast door het beroepsgeheim van onze advocaten beschermd. Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens gebruik maken van dienstverleners (verwerkers) die wij inschakelen. Wij werken bijvoorbeeld met verwerkers die hostingdiensten of ICT-ondersteuning aan ons leveren. Ook gebruiken wij verwerkers voor het verzenden van onze nieuwsbrieven. Met deze verwerkers sluiten wij in dat geval een verwerkersovereenkomst, waarin deze verwerkers garanderen te zullen voldoen aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming stelt.

Doorgifte van uw persoonsgegevens

Om u goed van dienst te kunnen zijn kan het voorkomen dat Inhouse genoodzaakt is om uw persoonsgegevens door te geven aan een verwerker die buiten de Europese Economische Ruimte (EER) is gevestigd en waar persoonsgegevens minder goed beschermd zijn dan in de EU.

In dat geval zal Inhouse erop toezien dat deze doorgifte voldoet aan onze wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door Modelcontracten te sluiten die door de Europese Commissie zijn vastgesteld.

Bewaartermijn

Wij zien er zeer nauwkeurig op toe dat al uw gegevens zorgvuldig bewaard en beschermd worden. Wij hanteren een bewaarbeleid waarin is vastgelegd hoe lang wij persoonsgegevens bewaren en bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Wij houden ons aan de wettelijke bewaartermijnen. Dossiers met persoonsgegevens van cliënten bewaren wij tot 10 jaar nadat de opdracht is geëindigd, tenzij er redenen zijn om dit dossier langer te bewaren.

Delen van uw persoonsgegevens

In principe delen wij uw persoonsgegevens niet met derden. Soms kan het echter nodig zijn om uw persoonsgegevens wel met derden te delen. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met gerechtelijke instanties of met een wederpartij te delen. Daarnaast kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens te delen om een overeenkomst of notariële akte te sluiten. In sommige gevallen moeten transacties worden geregistreerd in bijvoorbeeld het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of in het Kadaster. Gegevens kunnen ook worden gedeeld met door ons ingeschakelde opdrachtnemers, zoals een deurwaarder. Verder kunnen er wettelijke verplichtingen zijn op grond waarvan wij uw persoonsgegevens aan derden moeten doorgeven. Indien een rechterlijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan moeten voldoen. Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden.

Inzage in uw persoonsgegevens

Wilt u weten welke persoonsgegevens wij over u hebben vastgelegd? U kunt bij Inhouse een overzicht opvragen van de persoonsgegevens die over u zijn of worden verwerkt. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt of vindt u het niet nodig dat bepaalde persoonsgegevens zijn verwerkt, dan kunt u een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering indienen bij Inhouse. Voorts heeft u het recht om bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens te maken en heeft u het recht op gegevensoverdracht. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens in te trekken. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het ontvangen van onze nieuwsbrief. Indien u ons een dergelijk verzoek stuurt, zullen wij u zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen 4 weken na ontvangst van uw verzoek informatie verstrekken over de acties die wij hebben ondernomen. Omdat de bij Inhouse werkzame advocaten een geheimhoudingsverplichting hebben, zal geen inzage gegeven kunnen worden in gegevens die worden verwerkt in het kader van onze dienstverlening.

Voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Inhouse kunt u een e-mail sturen naar mailto:info@inhouselawfirm.nl of uw schriftelijke verzoeken richten aan:

Inhouse Law Firm BV
Zonnebaan 15
3542 EA  UTRECHT

Klachten toezichthouder

De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of ondernemingen de Algemene verordening gegevensbescherming naleven. Indien u meent dat wij ons niet aan de geldende privacywetgeving houden, kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Daarnaast heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in privacyverklaring

De regelgeving op het gebied van privacyrecht verandert regelmatig. Ons privacybeleid is nooit helemaal klaar. We houden ons beleid up to date. Inhouse kan deze verklaring daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als deze wijzigingen ook voor u van belang zijn, dan attenderen wij u daarop of maken wij de wijzigingen op een opvallende manier aan u kenbaar. De meest actuele versie van onze privacyverklaring kunt u steeds terugvinden op onze website.

Deze privacyverklaring is laatstelijk gewijzigd op 1 januari 2023.